Separando el grano de la paja: Cómo acertar con la primera robotización

Jaume SuésArtículos

Muchos de nuestros clientes actuales en América Latina se nos acercan tras no haber tenido una primera experiencia exitosa implantando RPA (Robotic Process Automation). A partir de nuestra experiencia acumulada en la región, y globalmente por nuestro trabajo conjunto con Smyphony Ventures con más de 100 casos de uso de RPA en ejecución, hemos desarrollado una metodología de selección de oportunidades de robotización que se resume en acertar mediante 4+4 preguntas.

1. Diagnóstico de factibilidad | ¿Se puede robotizar?

Naturaleza del trabajo | ¿Se puede reducir a reglas lógicas?

RPA incorpora inteligencia lógica. Es decir, puede automatizar cualquier proceso que pueda ser explicado mediante reglas de negocio sin recurrir al juicio humano.

Esto requiere una inmersión de detalle en la operación a robotizar. Habitualmente, las empresas tienen documentado y entendido el proceso canónico (el “happy path”). El buen diseñador de RPA sabe extraer y desgranar todo el árbol de casuísticas y excepciones para la correcta evaluación de una solución robusta robotizada. De hecho, muchas veces, tras un supuesto juicio humano están unas reglas de actuación que simplemente no se han documentado.

Es fundamental contar con este diseño funcional antes de arrancar el desarrollo. En una implementación típica de 8 semanas, dedicamos las 3 primeras enteramente a este punto, pues nuestra experiencia nos ha demostrado que esta base acaba acortando el tiempo total de proyecto.

Tipo de entradas y salidas | ¿Están estructuradas?

Las entradas y salidas del proceso deben ser estructuradas (es decir, no deben incluir textos abiertos o semántica humana).

Por ejemplo, deben despriorizarse aquellos procesos que empiezan recibiendo un email abierto. En estos casos, con base en nuestra experiencia, recomendamos siempre:

  • anticipar una breve gestión del cambio (es decir, que se pacte un email con un formulario o misma estructura siempre) o,
  • alternativamente, considerar la incorporación de módulos de inteligencia cognitiva (en nuestra experiencia, generalmente esta segunda alternativa requiere una inversión y calendarios que dificulta obtener un buen caso de negocio de la robotización)

Opciones de integración | ¿Se puede ejecutar con los interfaces actuales?

RPA, por concepto, simula lo que realizan los actuales usuarios de la empresa, a través de los interfases, sin añadir complejidad o exigir cambios en los sistemas actuales.

Los robots se sienten muy cómodos interactuando, pues con los interfaces actuales. Contamos con casos de uso en los que se ha integrado RPA con APIs o directamente realizando acciones en las Bases de Datos. Aunque es técnicamente posible, siempre recomendamos despriorizar estas oportunidades por las complejidades que puede acarrear su mantenimiento y evolución a medio plazo.

Tipos de datos | ¿Se puede resumir a textos y números?

Los robots basan su inteligencia lógica en texto y números, donde tienen una asertividad del 100%.

Hemos implantado robots que interactúan con imágenes y manuscritos, combinando la funcionalidad de RPA con otras soluciones digitales de reconocimiento de imágenes, como ORC o IRC (Intelligent Recognition Characters). Estas tecnologías, pero, no tienen una fiabilidad perfecta (limitada hoy, por ejemplo, a un 98% de reconocimiento acertado por carácter manuscrito)

2. Impacto de negocio | ¿Se justifica el caso de negocio?

Volumen | ¿Cuánta carga de trabajo se absorbe?

Amén de otros valores añadidos de la robotización (eliminación del error humano, mejora de la experiencia de clientes y otros, que detallamos en este artículo), típicamente los casos de negocio de la robotización se sustentan con el ahorro en costes de la liberación de la carga de trabajo de las personas.

Habitualmente, una robotización que sustituye, al menos, 6 a 10 FTEs permite obtener ROI superiores al 100% (a 2 años) y paybacks menores a 6 meses.

Mapa de sistemas | ¿El entorno es estable?

Muchas veces, nuestros clientes paralelizan la implantación de RPA con otros desarrollos de IT. Así como los desarrollos tradicionales requieren de la pertinente gestión del cambio y formación de usuarios humanos (con las nuevas funcionalidades y secuencias), los robots que usen dichos sistemas deberán ser adaptados.

Habitualmente, es más rentable arrancar la robotización de procesos en entornos de mapa de sistemas estables, para evitar dichos evolutivos.

Velocidad de los sistemas | ¿Qué tiempos de respuesta tienen los sistemas?

Si un humano debe esperar, por ejemplo, 1 minuto de tiempo de respuesta tras un click en el sistema, un robot sufrirá la misma espera.

Los robots tienen una productividad de trabajo descomunal, pero limitada por la velocidad de los sistemas. De este modo, veremos la mayor productividad en aquellas robotizaciones que interactuen con interfaces rápidas (por ejemplo, Office).

Complejidad del proceso | ¿Cuántas casuísticas se esconden?

Aquellos procesos con mayores casuísticas, árboles de decisión y excepciones requerirán desarrollos más extensos y, consecuentemente, mayores inversiones iniciales para la implementación de procesos (y sus mejoras continuas posteriores).

Los mejores casos de éxito suelen precederse de la identificación de procesos relativamente sencillos y controlados que son críticos para la organización, por los costes de su carga de trabajo u otros aspectos de negocio.

Entonces, ¿por cual empezamos?

Hemos aplicado la anterior metodología de las 4+4 preguntas en múltiples ocasiones. Esta caracterización de oportunidades de robotización se suele ilustrar en una matriz de “Factibilidad de robotización vs Impacto de Negocio” que permite identificar y clusterizar rapidísimamente Quick Wins (para un primer caso de éxito), proyectos estratégicos (para transformaciones digitales de calado habilitadas con RPA) y dejar el resto de oportunidades para futuras olas de implementación.

Sobre ARIA Business Bots

Somos una firma especialista en la rápida mejora de resultados que habilita RPA (Robotic Process Automation) e IA (Intelligent Automation). Creamos valor arrancando con las necesidades del negocio y la transformación de procesos, para seleccionar la mejor solución digital después.

Nuestros alianzas estratégicas globales y certificaciones locales nos permiten ser agnósticos a la tecnología. Tenemos condiciones preferenciales para implantar Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere, NICE y Thoughtonomy en Hispanoamérica y España. Entregamos “on premise”​, “as a service”​ o en la forma de robot-BPO.