Plan de robotización en 60 segundos (para ejecutivos sin tiempo)

Jaume SuésAgile RPA, Artículos

Muchas gracias por adelantado por el interés en nuestro artículo. Estamos siempre disponibles aquí.

Vivimos una época con un exceso de proyectos de transformación digital en las empresas, muchas veces liderados por áreas tecnológicas. Ante esta avalancha de oferta tecnológica, recomendamos que nadie se sienta obligado a aprobar ninguna inversión si antes no hay un caso de negocio.

Este artículo describe una fórmula aproximada, pero muy rápida, para descartar (o identificar si vale la pena seguir analizando) las múltiples oportunidades de digitalización en su etapa de exploración.

Es importante matizar que la presente metodología permite enfocar los esfuerzos de análisis en las oportunidades más preliminares. Nunca recomendaremos no anteponer casos de negocio detallados en los proyectos de transformación más relevantes.

Con base en nuestra experiencia, resumimos los procesos de transformación en:

  • Digitalizar una área (ejemplo. Finanzas corporativas)
  • Digitalizar un proceso (ejemplo. Alta de nuevo cliente)

A continuación, nos atrevemos a indicar una metodología de preguntas y fórmula de cálculo para intuir la rentabilidad de cada proyecto.

Digitalizar un área

Suma toda tu masa salarial (propia y externalizada, con costes directos e indirectos), y asume que, a corto plazo (12 a 18 meses) reducirás este OPEX un 30% invirtiendo el equivalente a un 20% en RPA.

De este modo, un área interna de 100 FTEs, con un OPEX salarial de US$ 1,500,000 podrá reducir US$ 450,000 anuales invirtiendo US$ 300,000.

Vale la pena ser conservador en el anterior caso en los siguientes supuestos:

  • El área interactúa con el cliente (es decir, hay conversaciones no transaccionales cuya robotización puede ser contraproducente). Asume, de forma conservadora, que esta carga de trabajo no se robotizará en el corto plazo.
  • El área está llena de “mini-procesos” (es decir, se ejecutan más procesos que personas)
  • El área esta condicionada por un cambio de sus sistemas core (ERP, CRM, WMS, etc.)

A medio plazo (2+ años), en promedio, robotizarás el 50% de tus tareas manuales con otras tecnologías, mejorando los tiempos de respuesta, eliminando el error humano y customizando la experiencia de tus clientes.

Digitalizar un proceso

La experiencia indica que los mayores beneficios de la digitalización de un proceso está, al final, en los intangibles:

  • atención en línea (no tardada) a los clientes
  • eliminar el riesgo operativo
  • ser disciplinado en los controles regulatorios, conciliación, cobranza y pagos

La misma experiencia indica, pero, que estos proyectos de inversión se aprueban más fácilmente si, además, puedes justificar que se liberan FTEs. Para salarios y pasivos laborales en Hispanoamérica de posiciones operativas, considerad que obtendréis un payback de proyecto de:

  • 18 meses si liberas 2 FTEs
  • 10 meses si liberas 3 FTEs
  • 6 meses si liberas 5 FTEs

La anterior fórmula considera unos salarios anuales de US$ 10,000, otros costes laborales del 60%, y unos honorarios de implementación y licencia RPA de mercado.

Unas palabras finales

Este artículo es una temeridad, y probablemente muy criticable. Use su contenido para tener parámetros back-of-the-envelope cuando se sienta abrumado o tenga un exceso de decisiones de inversión que atender. Caso contrario, recomendamos empezar todo proyecto de transformación digital siempre por un caso de negocio detallado. La tecnología viene después.