3 principios para que el tele-trabajo funcione a prueba de coronavirus

Jaume SuésArtículos

Muchas de las organizaciones están afrontando la actual situación recomendando el tele-trabajo a sus empleados.

En estos días, agradezco haber instalado la filosofía del Home Office en el ADN de ARIA Bots. No es una forma de gestionar evidente, pero aumenta la productividad, retiene el buen talento (especialmente el millenial), y además, es inmune a las cuarentenas del coronavirus.

Un Home Office mal implantado deriva en largas cadenas de emails, conversaciones paralelas y mala gestión del tiempo (su uso y su control).  Las herramientas telemáticas para evitarlo existen. Son los 3 principios que explicamos a continuación que no debemos olvidar si queremos trabajar juntos en la distancia como un equipo.

1. Fracciona las reuniones para audiencias pequeñas

Las reuniones magnánimas en remoto no funcionan. Como los asistentes pierden el contacto visual entre ellos, muchos se dedican a otras tareas individuales, dejando la conversación en segundo plano. La audiencia se involucra menos en las llamadas a la acción y las decisiones se difuminan.

Jeff Bezos siempre dice un equipo es demasiado grande si no puede ser alimentado con 2 pizzas. En nuestra experiencia, las videoconferencias deben ser de 15 – 30 minutos de duración, con un máximo de 5 asistentes para una a tres decisiones o llamadas a la acción.

El tele-trabajo permite asistir a muchas juntas porque se evitan los traslados. Si sientes que tus audiencias son demasiado grandes o el contenido demasiado complejo, fracciónalas en juntas más enfocadas.

Los resultados de las mismas se notifican posteriormente en minutas cortas (por email y/o chats grupales). Esta combinación (reunión pequeña y enfocada + comunicación de minuta corta) nos ha demostrado ser más eficiente que mantenerse en la reunionitis como forma de trabajo.

2. Gestión por hitos

En la gestión a distancia, se pierden tres aspectos: control del tiempo dedicado, las conversaciones paralelas y las emociones involucradas.

Evitar que lo anterior afecte a la productividad y ambiente laboral, requiere una profunda transformación hacia la gestión tradicional por hitos. Ello se fundamenta en terminar cada reunión / interacción con llamadas a la acción (cada una con sus responsables y fechas claras).

Este método bien aplicado debe inscribirse en un sistema meritocrático puro (tanto aportas, tanto recibes).

3. Orientación a los datos

Las juntas a distancia requieren más preparación. Los nuevos medios telemáticos permiten agregar la agenda en cada invitación de cada reunión. Úsala para compartir:

  • El objetivo de la reunión
  • Su contexto y porqué es importante
  • Los datos principales que todo asistente debe conocer

En la gestión a distancia, es mejor entregar lo anterior para lectura previa a la reunión que usar el tiempo de todos para explicarlo (especialmente cuando la mejor forma de transmitirlo es un gráfico).

Por último, pero no menos importante

Es inevitable que en los primeros días se sucedan las fallas técnicas (“no me puedo conectar”, “no os oigo”, “no veo la presentación en mi pantalla”, …). Añadid soporte técnico en las primeras videoconferencias y, sobre todo, pedid a los asistentes que comprueben su conexión con unos minutos de antelación. No hay nada como empezar el tele-trabajo con buen pie.

Una opinión personal

Soy optimista por naturaleza. Así como el kanji japonés 危機 se usa indistintamente para crisis y para oportunidad, opino que la actual situación permitirá descubrir el tele-trabajo como una palanca eficiente y flexible de conseguir los objetivos empresariales. De esta, las organizaciones nos levantaremos más fuertes y preparadas.